Scadenze, soggetti obbligati, sanzioni e istruzioni pratiche per la transizione definitiva al digitale

Il processo di digitalizzazione della tracciabilità dei rifiuti si avvicina a una tappa fondamentale. Con l’entrata in vigore del RENTRI e del FIR digitale (XFIR), il legislatore ha previsto un periodo transitorio che consente alle imprese di adeguarsi gradualmente alle nuove modalità operative. Questa fase terminerà il 15 settembre 2026.

Grazie alle disposizioni introdotte dal Decreto Milleproroghe, fino a tale data il Formulario di Identificazione dei Rifiuti (FIR) può ancora essere emesso in formato cartaceo, in alternativa al formato digitale previsto dal D.M. 59/2023. Si tratta di un regime di “doppio binario” che permette alle aziende di continuare a utilizzare le procedure tradizionali mentre completano la transizione verso gli strumenti digitali.

In questo contesto, è importante ricordare che la scelta del formato spetta al produttore o detentore del rifiuto e vincola l’intera filiera. Se il FIR viene emesso in formato digitale, anche trasportatore e destinatario dovranno gestirlo digitalmente. Al contrario, se il produttore sceglie il formato cartaceo, l’intero processo dovrà proseguire utilizzando il medesimo supporto.

Cosa cambia dal 16 settembre 2026

Dal 16 settembre 2026 il quadro cambierà in modo significativo. Oltre alla conclusione del periodo transitorio, diventeranno applicabili le sanzioni per la mancata o incompleta trasmissione al RENTRI dei dati contenuti nei formulari.

La proroga prevista dal legislatore ha infatti sospeso l’applicazione di tali sanzioni fino al 15 settembre 2026, concedendo alle imprese un periodo aggiuntivo per completare l’adeguamento organizzativo e tecnologico richiesto dal nuovo sistema.

Chi deve iscriversi al RENTRI

Gli obblighi di iscrizione al RENTRI non sono cambiati e riguardano gli impianti di trattamento dei rifiuti, i produttori di rifiuti pericolosi, i produttori di specifiche tipologie di rifiuti non pericolosi con più di dieci dipendenti, nonché i trasportatori, gli intermediari e i commercianti di rifiuti.

Restano invece escluse alcune categorie, tra cui i piccoli imprenditori agricoli che rientrano nelle soglie previste dalla normativa, le imprese che trasportano esclusivamente i propri rifiuti non pericolosi e i professionisti che non operano in forma di impresa organizzata.

Attenzione alle iscrizioni non obbligatorie

Particolare attenzione deve essere prestata da chi risulta iscritto al RENTRI pur non essendovi obbligato. In questi casi può essere opportuno valutare la cancellazione dal portale, poiché il mantenimento dell’iscrizione comporta il rispetto di tutti gli adempimenti previsti dal sistema.

Il regime sanzionatorio

Sul fronte delle sanzioni, il mancato adeguamento può comportare conseguenze economiche rilevanti. Oltre alle sanzioni previste per la mancata iscrizione e per l’omessa trasmissione dei dati, restano applicabili quelle relative al trasporto dei rifiuti senza un formulario valido, alla non corretta tenuta dei registri di carico e scarico e alle altre violazioni documentali previste dalla normativa ambientale.

Come prepararsi alla scadenza

Per arrivare preparati alla scadenza è consigliabile verificare tempestivamente la propria posizione rispetto agli obblighi RENTRI, configurare gli strumenti di accesso e firma digitale tramite certificato di firma remota RENTRI oppure tramite SPID, CIE o CNS, aggiornare software e dispositivi utilizzati per la gestione dei rifiuti e formare adeguatamente il personale coinvolto nelle attività operative e amministrative.

È inoltre opportuno confrontarsi con trasportatori e destinatari ed effettuare test preliminari per verificare il corretto funzionamento delle procedure digitali prima della scadenza definitiva.

La gestione delle emergenze operative

Un altro aspetto da non trascurare riguarda le procedure di emergenza da adottare in caso di indisponibilità dei servizi RENTRI, della connessione Internet o dei sistemi di autenticazione digitale.

Il Decreto Direttoriale n. 25 del 5 febbraio 2026 ha definito specifiche modalità operative per garantire la continuità della gestione del FIR digitale anche in presenza di problemi tecnici. Le procedure da applicare dipendono dalla causa dell’indisponibilità e dal momento in cui essa si verifica.

Il decreto distingue infatti tra indisponibilità dei servizi RENTRI, indisponibilità della connessione Internet dell’operatore e indisponibilità dei sistemi di autenticazione digitale, prevedendo modalità operative diverse per ciascuna situazione.

Conclusioni

Il 15 settembre 2026 non rappresenta soltanto la fine di una proroga, ma segna il passaggio definitivo verso un sistema di tracciabilità dei rifiuti sempre più digitale, integrato ed efficiente.

Le aziende che utilizzeranno questi mesi per organizzarsi, aggiornare i propri strumenti, formare il personale e testare le nuove procedure potranno affrontare la scadenza con maggiore serenità, riducendo il rischio di errori, contestazioni e sanzioni. In questo scenario, una preparazione tempestiva rappresenta la migliore strategia per trasformare un obbligo normativo in un’opportunità di efficientamento e semplificazione gestionale.

Contattaci ora, saremo lieti di affiancarti passo dopo passo.

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